État des lieux local commercial : obligations et modèle gratuit (2026)

Oui, depuis la loi Pinel du 18 juin 2014 : l'article L. 145-40-1 du Code de commerce impose un état des lieux à la prise de possession des locaux par le locataire et lors de leur restitution. L'obligation s'applique à tous les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis le 20 juin 2014, ainsi qu'à toute cession du droit au bail ou du fonds de commerce (le cessionnaire prenant possession des lieux).

Le texte prévoit deux modalités, dans l'ordre :

1. à l'amiable : établi contradictoirement par le bailleur et le locataire (ou leurs mandataires — agent immobilier, gestionnaire), en autant d'exemplaires que de parties ;
2. par commissaire de justice (ex-huissier) si l'état des lieux amiable est impossible : à l'initiative de la partie la plus diligente, frais partagés par moitié entre bailleur et locataire.

Le bailleur qui n'a pas fait toutes diligences pour établir l'état des lieux d'entrée perd le bénéfice de la présomption de l'article 1731 du Code civil : il ne peut plus prétendre que le locataire a reçu les lieux en bon état de réparations locatives. Autrement dit, sans état des lieux d'entrée, le bailleur ne pourra quasiment rien réclamer à la sortie — c'est la sanction la plus lourde du dispositif, et elle pèse sur lui.

Aucun formalisme légal n'est imposé, mais un état des lieux exploitable en fin de bail doit couvrir :

• l'identification : parties (bailleur, preneur, mandataires), adresse et désignation du local, date, nature (entrée ou sortie), référence du bail ;
• la description pièce par pièce : surface de vente, réserve, bureaux, sanitaires, cave — pour chaque zone : sols, murs, plafonds, menuiseries, vitrines, avec un vocabulaire gradué (neuf / bon état / état d'usage / dégradé) et des observations précises ;
• les équipements techniques : électricité (tableau, prises, éclairages), chauffage-climatisation, extraction et ventilation (crucial en restauration), rideau métallique, alarme, sécurité incendie (extincteurs, BAES), enseigne ;
• les relevés de compteurs (électricité, gaz, eau) avec numéros de compteur ;
• les clés et moyens d'accès remis (nombre, badges, codes, télécommandes) ;
• des photographies datées, annexées et si possible visées par les deux parties : c'est le meilleur mode de preuve en cas de litige.

À la sortie, l'état des lieux reprend la même trame et consigne les différences par rapport à l'entrée : c'est de cette comparaison que naissent (ou non) les retenues sur le dépôt de garantie.

À l'entrée, l'état des lieux protège les deux parties : le locataire documente les défauts existants (il ne pourra pas se les voir imputer), le bailleur conserve la preuve de l'état initial. Il doit être joint au bail (article L. 145-40-1 : l'état des lieux est annexé au contrat de location ou conservé par les parties).

À la sortie, la comparaison entrée/sortie détermine ce qui relève de la vétusté normale (à la charge du bailleur) et des dégradations (à la charge du locataire). Le bail précise généralement l'étendue des obligations de restitution — d'où l'importance de lire la clause travaux à la lumière de la répartition légale des charges et travaux (article 606).

En cas de cession du droit au bail ou du fonds de commerce, un état des lieux doit être établi au moment où le cessionnaire prend possession. C'est souvent négligé — et c'est une source majeure de litiges au moment de la restitution finale : sans état des lieux intermédiaire, difficile de départager les dégradations de l'ancien et du nouvel exploitant. Pensez-y lors d'une cession de bail commercial.

C'est le nerf de la guerre en fin de bail. La vétusté est l'usure normale résultant d'un usage conforme du local dans le temps : peintures passées après neuf ans d'exploitation, moquette usée dans les zones de passage, joints de carrelage ternis. Elle reste à la charge du bailleur. La dégradation résulte d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien : porte défoncée, percements non rebouchés, sols tachés de produits chimiques, extraction encrassée faute de maintenance. Elle incombe au locataire.

Quelques repères pratiques utilisés par les experts :

• une peinture a une durée de vie conventionnelle de 7 à 10 ans en local commercial : après cette durée, sa réfection ne peut être imputée au locataire, même si elle est défraîchie ;
• les aménagements réalisés par le locataire (cloisons, comptoir, enseigne) suivent la clause d'accession du bail : selon sa rédaction, le bailleur peut en exiger la dépose et la remise en état d'origine, ou les conserver sans indemnité ;
• les équipements techniques (climatisation, extraction, rideau métallique) s'apprécient au regard des contrats d'entretien : un locataire qui produit ses factures de maintenance annuelle est rarement tenu du remplacement d'un matériel arrivé en fin de vie ;
• en cas de désaccord persistant, le juge s'appuie sur la comparaison des deux états des lieux et sur une expertise — d'où l'importance des photos datées et de descriptions factuelles.

Bailleurs : pour objectiver la vétusté, certains annexent au bail une grille de vétusté (comme en habitation). Ce n'est pas obligatoire en commercial, mais cela désamorce la plupart des litiges de restitution.

Le tableau des conséquences selon la situation :

En clair : l'état des lieux est une formalité à 0 € (à l'amiable) qui sécurise des enjeux de plusieurs milliers d'euros — travaux de remise en état, restitution du dépôt de garantie, contentieux de sortie. Aucune des deux parties n'a intérêt à en faire l'économie.

• Faites-le le jour de la remise des clés, local vide et compteurs accessibles — pas « dans la semaine » : chaque jour d'écart affaiblit la valeur probante ;
• Photographiez systématiquement (vue générale de chaque pièce + zooms sur les défauts), datez et référencez les photos dans le document ;
• Décrivez, ne jugez pas : « fissure de 40 cm au-dessus de la vitrine » vaut mieux que « mur abîmé » ;
• Relevez les équipements de sécurité avec leurs dates de vérification : en local commercial, extincteurs et installations électriques engagent la responsabilité de l'exploitant ;
• Pour les locaux techniques ou de grande surface (entrepôt, laboratoire, restaurant équipé), l'intervention d'un commissaire de justice, même facultative, est un investissement rentable : 150 à 400 € partagés par moitié, contre des litiges de sortie qui se chiffrent en dizaines de milliers d'euros ;
• Conservez l'état des lieux avec le bail et transmettez-le en cas de vente des murs : l'acquéreur investisseur en aura besoin — c'est d'ailleurs une pièce du dossier de vente de murs commerciaux occupés.