État daté et pré-état daté : prix, contenu, obligations 2026

Vendre un appartement en copropriété déclenche une paperasse spécifique que les vendeurs découvrent en cours de route — souvent au moment où le syndic envoie sa facture. Ce guide traite les deux documents ensemble, dans l'ordre réel de la vente : qui les demande, ce qu'ils contiennent ligne à ligne, ce qu'ils coûtent (et ce qu'ils ne devraient pas coûter), et que faire quand le syndic traîne.

Les deux documents jalonnent la vente d'un lot de copropriété à deux étapes distinctes :

1. À la mise en vente / avant le compromis → le pré-état daté. La loi ALUR impose d'annexer au compromis une série d'informations financières sur le lot et la copropriété (article L.721-2 du code de la construction et de l'habitation) : montant des charges courantes du vendeur, sommes dues au syndicat, état des impayés globaux et de la dette envers les fournisseurs, fonds de travaux. Le « pré-état daté » est simplement le document qui regroupe ces informations ;
2. Avant la signature de l'acte authentique → l'état daté. Le notaire le demande au syndic, seul habilité à l'établir (article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Daté de préférence de moins d'un mois au jour de l'acte, il permet au notaire de répartir les charges entre vendeur et acquéreur et de retenir sur le prix les sommes dues au syndicat.

Autrement dit : pré-état daté = information de l'acquéreur au compromis ; état daté = arrêté des comptes à l'acte. Le premier peut venir de vous ; le second passe obligatoirement par le syndic. Ces deux postes s'ajoutent aux autres frais de vente à la charge du vendeur.

Contrairement à une idée entretenue par la facturation des syndics, aucun texte n'impose que le pré-état daté soit établi par le syndic. L'article L.721-2 du CCH liste des informations à fournir à l'acquéreur — il ne dit pas qui les rassemble. Le notaire de la Chambre de Paris le confirme : le pré-état daté est un document « issu de la pratique ». Résultat : facturé 150 à 300 € par certains syndics, il peut être établi gratuitement par le vendeur.

Ce que doit contenir le pré-état daté

• le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget payées par le vendeur sur les deux derniers exercices ;
• les sommes susceptibles d'être dues au syndicat par le vendeur et par le futur acquéreur ;
• l'état global des impayés de charges dans la copropriété et de la dette envers les fournisseurs ;
• le montant de la quote-part du fonds de travaux rattachée au lot et la dernière cotisation versée.

Où trouver ces données

Tout figure dans des documents que vous avez déjà : le dernier appel de fonds, l'annexe comptable de la dernière AG (approbation des comptes), et l'extranet de copropriété — obligatoire chez tout syndic professionnel depuis la loi ALUR. Comptez une heure de travail pour tout compiler. Si votre syndic refuse de vous transmettre une donnée (état global des impayés, dette fournisseurs), rappelez-lui que ces informations figurent dans les annexes comptables approuvées en AG, dont chaque copropriétaire est destinataire.

Quand déléguer quand même : succession complexe, copropriété en contentieux, ou compromis signé dans l'urgence — la sécurité d'un document établi par le syndic peut alors valoir son prix. Mais pour une vente standard, le pré-état daté payant est une dépense évitable.

L'état daté, lui, est strictement encadré : l'article 5 du décret du 17 mars 1967 impose trois parties, plus une annexe.

Pour l'acquéreur, l'annexe est précieuse : la quote-part des deux derniers exercices donne le coût réel du lot en charges (le montant réparti selon les tantièmes), et la mention des procédures en cours révèle les contentieux — un impayé massif ou un procès contre le constructeur change l'équation d'un achat. Le notaire, lui, s'en sert pour opérer les retenues sur le prix de vente : les sommes de la partie 1 sont prélevées sur les fonds du vendeur au jour de la signature.

L'état daté est à la charge du vendeur (article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965). Longtemps facturé 400, 600, parfois plus de 800 €, il est plafonné à 380 € TTC depuis le 1er juin 2020 par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 — et ce plafond s'applique par mutation, quel que soit le nombre de lots vendus ensemble (appartement + cave + parking = un seul état daté à 380 € maximum).

Trois précisions qui règlent la plupart des litiges :

• le plafond s'impose même si le contrat de syndic prévoit un tarif supérieur — toute facturation au-delà de 380 € TTC est illégale et se conteste par simple courrier recommandé au syndic, copie au conseil syndical ;
• c'est un plafond, pas un tarif : si le contrat de syndic prévoit moins, c'est le montant du contrat qui s'applique ;
• le montant est TTC : le syndic ne peut pas ajouter de TVA par-dessus.

Point d'actualité 2026 : la FNAIM (Grand Paris et Alpes-Maritimes) a demandé la revalorisation du plafond — le Conseil d'État a rejeté le recours le 17 mars 2026 (décision n° 499299), s'appuyant sur un avis de l'Autorité de la concurrence. Le plafond de 380 € TTC reste donc le maximum légal. Rappel utile : le pré-état daté, lui, n'est pas plafonné… précisément parce que rien ne vous oblige à le confier au syndic.

Scénario fréquent : l'acte est programmé, le notaire relance, et l'état daté n'arrive pas. Aucun texte ne fixe de délai impératif de délivrance, mais le syndic est tenu contractuellement et légalement d'établir ce document, et sa carence engage sa responsabilité si elle retarde la vente (report d'acte, pénalités, voire perte de l'acquéreur).

La gradation efficace :

1. Demande via le notaire — c'est lui qui sollicite l'état daté ; sa demande officielle date le point de départ du retard ;
2. Relance écrite du vendeur avec échéance claire (« l'acte est fixé au X, l'état daté doit parvenir au notaire avant le Y ») ;
3. Mise en demeure en recommandé avec AR, copie au conseil syndical, visant l'article 18 de la loi de 1965 (mission d'administration du syndic) et rappelant que les préjudices du retard lui seront imputés ;
4. En dernier recours, référé devant le tribunal judiciaire pour obtenir la délivrance sous astreinte — rarement nécessaire, la mise en demeure débloquant l'immense majorité des dossiers.

Anticipation : demandez l'état daté 3 à 4 semaines avant la date d'acte, pas avant (il doit être récent — idéalement moins d'un mois au jour de la signature), pas après (les syndics annoncent souvent 2 à 3 semaines de traitement). Et si les comptes du syndic sont contestés ou opaques, souvenez-vous que l'AG peut refuser le quitus au syndic — un levier collectif qui dépasse votre seule vente. Pour resituer ces documents dans l'ensemble du processus, consultez notre guide vendre son bien en 2026.